Arbeitszeiterfassung: Jetzt handeln oder teuer bezahlen
Die Zeiten, in denen als Arbeitgeber getrost auf ein Zeiterfassungssystem „verzichten“ konnten, weil das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) keine ausdrückliche Pflicht zur Aufzeichnung der täglichen Arbeitszeiten enthält, sind vorbei. Behörden beginnen bereits, Bußgelder und Anordnungen wegen fehlender Arbeitszeiterfassung durchzusetzen – und Verwaltungsgerichte bestätigen diese Praxis.
1. Keine Ausreden mehr: Pflicht zur Arbeitszeiterfassung gilt bereits heute
Über Jahre haben viele Arbeitgeber darauf vertraut, der Gesetzgeber werde irgendwann ein verpflichtendes Zeiterfassungsgesetz schaffen. Die Realität ist ernüchternd: Das ArbZG selbst enthält zwar keine generelle Pflicht zur Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit. Die Rechtsprechung und Aufsichtsbehörden sehen jedoch bereits jetzt eine verbindliche Pflicht.
Insbesondere das Verwaltungsgericht Hamburg hat entschieden, dass Behörden die Einführung eines Zeiterfassungssystems anordnen dürfen – und diese Anordnungen bestätigt.
Grundlage dafür ist nicht allein das ArbZG, sondern auch das Arbeitsschutzgesetz (§ 3 ArbSchG): Arbeitgeber müssen eine geeignete Organisation und entsprechende Mittel bereitstellen, um die tägliche Arbeitszeit verlässlich zu erfassen.
Das bedeutet: Warten Sie nicht auf den Gesetzgeber – Sie stehen schon heute in der Pflicht.
2. Was droht bei Verstößen? Bußgelder, Anordnungen und behördliche Auflagen
Behörden drohen Unternehmen nicht nur mit bloßen Hinweisen, sondern mit konkreten Maßnahmen und Sanktionen:
Bußgelder: Die Arbeitsschutzbehörden können Bußgelder verhängen, wenn Sie ohne Zeiterfassungssystem Ihren rechtlichen Pflichten nicht nachkommen.
Anordnungen unter Androhung von Sanktionen: Behörden dürfen die Einführung einer Zeiterfassung verlangen – und dies mit Sanktionen verbinden, wenn Sie nicht umgehend reagieren.
Intensive Kontrollen und zusätzliche Auflagen: Selbst wenn es bisher „nur“ bei Auflagen bleibt, ist dies ein klares Warnsignal: Behörden werden künftig verstärkt kontrollieren.
Die Relevanz dieser Maßnahmen wächst, weil Behörden die Rechtsprechung des BAG und des EuGH zur Zeiterfassung zunehmend in ihr Vollzugsverhalten einfließen lassen.
Fazit: Ignorieren Sie die Pflicht zur Erfassung nicht – Behörden handeln und Gerichte bestätigen dies.
3. Risiken für Arbeitgeber: Mehr als nur ein Verwaltungsakt
Die Konsequenzen eines Verstoßes sind weitreichender, als viele Arbeitgeber glauben:
Kostenrisiko: Bußgelder können für jedes einzelne Versäumnis verhängt werden und sich schnell zu einem sechs- bis siebenstelligen Betrag summieren – etwa wenn gleiche Mängel über mehrere Mitarbeitende oder Zeiträume festgestellt werden.
Reputationsrisiken: Eine behördliche Sanktion kann Vertrauen bei Kunden, Geschäftspartnern und Beschäftigten nachhaltig schädigen.
Arbeitsrechtliche Angriffsflächen: Fehlende Dokumentation kann in Streitigkeiten über Arbeitszeit und Überstunden zu evidenzbasierten Nachteilen im Prozess führen.
Zugang zu Fördermitteln: Behörden und Institutionen prüfen zunehmend auch Compliance-Themen als Voraussetzung für Fördermittel und öffentliche Aufträge.
Kurzum: Eine fehlende oder mangelhafte Arbeitszeiterfassung ist kein „Bagatellrisiko“ mehr, sondern ein konkretes Haftungs- und Kostenrisiko.
4. Handlungspflicht: Wie Sie sich jetzt rechtssicher aufstellen
Es reicht nicht, ein Zeiterfassungssystem „zu haben“. Es muss:
verlässlich, objektiv und zugänglich sein;
tatsächlich genutzt und angewendet werden;
Start, Ende und Dauer des täglichen Arbeitstages für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter erfassen;
Dokumentiert und auf Verlangen vorgelegt werden können.
Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Schichtarbeit, mobile Arbeit, Homeoffice oder Vertrauensarbeitszeit praktizieren – die Pflicht zur Aufzeichnung bleibt bestehen.
5. Warum Sie kompetente rechtliche Begleitung brauchen
Die Anforderungen an rechtssichere Arbeitszeiterfassungssysteme gehen über ein simples „Stechkarte einführen“ hinaus:
Auswahl und Implementierung: Welches System passt zu Ihrem Unternehmen und zur Arbeitsorganisation?
Datenschutz: Zeitdaten sind personenbezogene Daten und unterliegen strengen Datenschutzanforderungen.
Arbeitsrechtliche Einbindung: Ist Ihr Betriebsrat zu beteiligen? Bestehen Mitbestimmungsrechte?
Risikoanalyse und Prävention: Wie vermeiden Sie Bußgelder, Anordnungen und Haftungsrisiken?
Die Kanzlei Bürgler unterstützt Sie praxisorientiert und rechts- sowie zukunftssicher:
✔ Analyse des bestehenden Zeiterfassungssystems
✔ Entwicklung und rechtliche Begleitung bei der Einführung neuer Lösungen
✔ Beratung zu Mitbestimmungs- und Datenschutzfragen
✔ Vertretung gegenüber Behörden und in gerichtlichen Verfahren
Mit unserer Expertise navigieren Sie sicher durch diese komplexe Pflicht und minimieren Ihr Haftungsrisiko.
Fazit: Pflicht erkennen – Risiken begrenzen
Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist kein theoretisches Thema mehr, sondern gegenwärtige Realität. Behörden gehen aktiv gegen Verstöße vor, und Verwaltungsgerichte bestätigen diese Praxis. Arbeitgeber, die sich nicht rechtzeitig und rechtssicher aufstellen, riskieren nicht nur Bußgelder, sondern auch operative und strategische Nachteile.
👉 Handeln Sie jetzt: Lassen Sie Ihre Zeiterfassung rechtlich prüfen und auf ein sicheres Fundament stellen.
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